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아웃룩 2000, 일정관리, Outlook 2000
일정관리

이 장에서는약속이나 모임 또는 기억해야 할 행사 ,기록해 두어야 할 작업을 관리하는 일정관리에 대해서 살펴본다.

 
- 일정 폴더 창 보기
- 약속 
- 모임
- 행사 
1. 일정 폴더 창 보기 (아웃룩 표시줄에서 '일정'을 선택한다.)
약속 창의 시간 표시 영역은 그 날의 시간을 보여 준다. 처음에는 시간 간격이 30분으로 설정되어 있다. 한 번에 볼 수 있는 시간의 범위는 Outlook 창의 크기, 약속 시간 간격, 모니터 해상도에 따라 한 시간에서 십 수 시간까지 다양하다. 만일 창에 나타나지 않은 약속을 보고 싶으면 약속 창의 오른쪽 면에 있는 스크롤 바를 사용하여 스크롤 하면 된다. 

시간 간격 바꾸기 
시간 표시 영역 아무 곳이나 마우스 오른쪽 단추를 눌러 단축메뉴 하단에서 원하는 시간 간격을 클릭한다.
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표준 시간대 지정하기
표준 시간대를 두개로 표시하여 약속시간을 동시에 나타낼 수 있다. 시간대를 넘나들면서 작업할 때 유용하다.
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① 시간 표시 영역 아무 곳이나 마우스 오른쪽 단추를 눌러 [표준 시간대 변경]을 선택한다.
② 표준시간대에 레이블을 지정하고 [추가 표준 시간대 표시] 확인란을 선택하고 [확인]을 클릭한다.
③ 표준 시간대가 두 부분으로 나누어 표시된다.
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<참고하기>
[도구모음]-[고급도구] 


① Outlook Today : Outlook Today 창이 나타난다.
② 이전 폴더 : 이전에 작업했던 폴더로 이동한다.
③ 다음 폴더 : 다음 폴더로 이동한다.
④ 한 수준 위로 : 하위 폴더가 있는 경우 하위 폴더에서 상위폴더로 이동한다.
⑤ 폴더 목록 : Outlook 창에 폴더 목록을 보여 준다.
⑥ 미리 보기 창 : 메시지를 열지 않고 그 내용을 바로 볼 수 있는 창이다.
⑦ 인쇄 미리보기 : 메시지나 일정에 대한 목록을 인쇄시 화면에 미리 보기를 할 수 있다.
⑧ 모임계획 : 모임에 대한 계획을 세우고자 할 때 메뉴를 선택하지 않고 바로 선택할 수 있다.
⑨ 현재 보기 : 현재 화면상에 보여 지는 작업을 분류된 항목으로 볼 수 있다. 

⑩ 묶음 상자 :선택하면 메시지 목록 상자 위에 묶음상자 단추가 나온다. 
⑪ 필드 선택 : 일정 창에 보여지는 항목을 추가하거나 삭제할 수 있다. 필드를 드래그 해서 머리글 위로 갖다 놓으면 추가된다. 항목을 삭제하려면 머리글에서 항목을 선택하여 [필드 선택] 창으로 드래그 한다. image065.gif(4625바이트)
⑫ 내용 조금 보기 : 각각의 작업에 대한 내용을 일부 보여 준다.
2. 약속
약속 일정 세우기
약속이란 일정에서 다른 사람이나 리소스를 초대하지 않도록 특정 시간을 잡아 놓는 작업이다. 
약속 에서는 미리 알림을 설정할 수 있다. 약속이 있는 시간을 약속 있음, 약속 없음, 미정 또는 부재 중 등으로 표시하여 다른 사람들에게 일정이 보이지 방법을 지정할 수 있다.
① [파일]-[새로 만들기]-[약속] 을 클릭하거 일정에서 시간 구간을 선택하여 마우스 오른쪽 단추를 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 [새 약속] 을 클릭한다.
② [제목] 상자에 설명을 입력한다.
③ [위치] 상자에 약속 위치를 입력한다.
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④ 시작 시간과 끝 시간을 입력한다.
⑤ 원하는 다른 옵션을 선택한다.
단추를 클릭한다. 그림과 같이 약속이 등록된다.
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<참고하기>
Outlook 창에서 각각의 단추에 대한 설명을 보고 싶으면 마우스 커서를 이동한 후 마우스 오른쪽 단추를 누른다. 예를 들어 [범주] 단추에 대한 설명을 보고 싶으면 [범주] 단추에서 마우스 오른쪽 단추를 누르면 된다.
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<참고하기>
- 되풀이(recurring) : 매주 모임, 격월 세미나와 같이 일정한 기간마다 수행하는 약속이나 작업을 되풀이로 지정할 수 있다.
- 리소스(resources) : 회의에 필요한 회의실, TV, 컴퓨터와 같은 기자재를 말한다. 리소스를 사용할 수 있는지 여부를 보고 리소스 일정과 비교하여 리소스 일정표에서 시간을 잡을 수 있다. 리소스는 사람을 초대하는 방법으로 초대할 수 있다.
- 배너(banner) : 일정표에서 지정한 날짜 위에 나타나는 행사나 국경일을 말한다. 표제에 여러 날을 표시할 수 있다. 표제에 있는 항목은 빈 시간으로 표시되며 흰색으로 나타난다.
되풀이 약속 일정 세우기
되풀이 약속은 규칙적으로 반복되는 약속이다.

① [일정]을 클릭한다. 
② [동작]-[새 되풀이 약속] 을 클릭하거나
③ 시작 시간과 끝 시간을 입력한다.
④ 약속이 되풀이될 주기(일 단위, 주 단위, 월 단위, 연 단위)를 클릭하고 주기 옵션을 선택한다.
⑤ [확인]을 클릭한다.
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⑥ [제목]상자에 제목을 입력한다.
⑦ [위치]상자에 약속 위치를 입력한다.
⑧ 원하는 다른 옵션을 선택한다.
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⑨ [저장 후 닫기]를 클릭한다. image073.gif(28390바이트)
3. 모임
모임은 사람들을 초대하거나 리소스를 확보하는 약속이다. 되풀이 모임은 규칙적으로 반복되는 모임이며 참가자들은 실제로 만날 수도 있고 온라인에서 만날 수도 있다. Outlook을 사용하여 전자 메일을 보내는 경우에는 모임 요청 편지만을 보낼 수 있다.
모임 계획 세우기

① [일정]을 클릭한다.
② [도구]-[동작]-[모임 계획] 클릭한다.
③ [다른 사람 초대] 단추를 눌러 참석자와 리소스를 초대한다.
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④ [빈 시간 찾기]를 클릭하고 [옵션]을 클릭한다.
⑤ [모임 만들기]를 클릭한다.
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⑥ 제목 상자에 설명을 입력한다. 회의실을 예약하지 않았으면 위치 상자에 모임 위치를 입력한다.
원하는 다른 옵션을 선택하고 [보내기] 를 클릭한다.
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모임 요청에 개인용 메일 그룹 사용

① [파일]-[새로 만들기]-[모임 요청]을 클릭한다..
② [받는 사람] 상자를 이용하여 개인용 메일 그룹의 이름을 입력한다.
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③ [가능한 참석자] 탭을 클릭하면 개별 구성원에 대한 정보를 확인할 수 있다. image078.gif(26471바이트)
④ 개별 구성원의 참석 가능 상태를 보거나 개별 구성원을 모임 요청에서 제외하려면 개인용 메일 그룹 이름 왼쪽에 있는편지봉투() 아이콘을 클릭한다.
⑤ [약속] 탭을 클릭하여 내용을 입력하고 [보내기] 단추를 클릭한다.
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⑥ [Outlook Today ] 폴더를 선택해 보면 지금까지 작업 했던 내용을 요약해서 보여준다. image081.gif(28901바이트)

<참고하기>
Outlook은 미리 알림 시간으로 설정해 놓은 날짜와 시간에 미리 알림을 나타내어 일정을 알려준다. 다시 알림 시간을 설정하고 싶으면 목록에서 이미 정의 되어 있는 간격 중 하나를 선택하고 [연기] 단추를 누른다.
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<참고하기>
모임의 의제나 모임 세부 사항을 보내려면 모임 요청 편지에 파일을 첨부할 수 있다.
되풀이 모임

① [일정]을 클릭한다.
② [동작]-[되풀이 모임]을 선택하고 되풀이 하고자 하는 방법을 선택하고 [확인]을 클릭한다. 
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4. 행사
행사는 24시간 이상 지속되는 작업을 말한다. 생일이나 결혼 기념일과 같은 연중 행사는 매년 한 번씩 특정일에 일어나며 행사와 연중 행사는 일정에서 시간을 차지하지 않는 대신 배너로 나타낸다.
① [일정]을 클릭한다.
② [동작]-[새 행사]를 클릭한다. 
③ [제목] 상자에 설명을 입력한다.
④ [위치] 상자에 위치를 입력한다.
⑤ 원하는 기타 옵션을 선택한다.
⑥ [저장 후 닫기]를 클릭한다. 
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⑦ [일정]창에 [고급]탭을 선택하여 [현재보기]에서 내림단추를 눌러 [행사]를 클릭하면 위에서 행사작업한 내용이 화면에 보여준다 image085.gif(22306바이트)

<참고하기> 
사용자의 일정을 보고 있는 사람에게 사용자가 약속 없음 상태가 아니라 부재 중인 것을 알리려면? 
 - [일정] 폴더에 [작업 창] 내용에서 마우스 오른쪽 단추를 눌러 [시간 표시 형식 목록]에서 부재 중을 클릭한다. 
새 메일을 오피스문서를 이용하여 만들어 본다.
① [받은 편지함 ] 폴더를 선택한다.

② [파일]-[새로 만들기]-[오피스 문서]를 선택한다.

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③ [Excel 워크시트] 아이콘을 선택하고 [확인]을 누른다. image087.gif(4908바이트)
④ [이 폴더에 문서 게시]를 선택하고 [확인]을 클릭한다.
⑤엑셀이 실행 되면 문서를 입력하고 저장한 후 [파일]-[게시]를 선택한다.
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⑥ [받은 편지함] 폴더를 열면 엑섹에서 작성한 문서가 보내 졌음을 확인할 수 있다. image089.gif(25280바이트)
 
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